Zu den Rahmenbedingungen beim Beginnen gehört es, die Freiwilligen über die Organisation, deren Regeln, Abläufe und Strukturen zu informieren und Formalitäten zu erledigen.
Freiwillige sollten Informationen erhalten zu den gesetzlichen Regelungen, Versicherungsfragen, ihren Rechten und Pflichten, Anlaufstellen und Ansprechpersonen, relevanten Ressourcen (wie Räume, Schlüssel, Materialien), ihren Verantwortungsbereichen und deren Grenzen, Abläufen und Besonderheiten der Organisation.
Zu den notwendigen Formalitäten beim Beginnen können Vereinbarungen über das freiwillige Engagement inklusive Verschwiegenheitsverpflichtung, Datenschutzerklärungen und eine Vereinbarung zur Nutzung der IT gehören. Die Organisation sollte die Daten der Freiwilligen erfassen und ggf. ein Führungszeugnisses verlangen.
Beim Beginnen haben sich Einführungsrituale, wie Feste oder Gottesdienste oder eine Begrüßung in einer Teamsitzung, als sinnvoll herausgestellt. Die Organisation sollte sich im Vorfeld überlegen, wie sie diese für Einzelpersonen oder Gruppen gestalten möchte.
Tipp: Insgesamt sollte man beim Beginnen die Verhältnismäßigkeit im Blick behalten. Für ein längerfristiges Engagement ist eine umfassendere Einführung notwendig als für eine einmalige, kurze Zeitspende.
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Stellen Sie sich digital für Interessierte vor.
Erstellen Sie doch mal Kennenlern-/Vorstellungs-Videos, zu Ihrer Organisation oder zu einzelnen Bereichen. Darin kann Ihr Haltung, ihre Arbeitsweise, ihre Struktur, ihre örtlichen Begebenheiten und vieles mehr vermittelt werden. So erhalten Interessierte einen ersten Einblick, ob Sie als Organisation zu ihnen passen könnten. Über diesen Weg können Sie möglicherweise Engagierte mit digitalen Kenntnissen für sich gewinnen.
Virtuelles onboarding:
Beim Beginnen benötigen Sie als Organisation Kontakt-Informationen von der neuen ehrenamtlich Tätigen Person. Diese tragen Sie in Ihre Datenbank (z.B. KirA) ein und erfassen den*die Neue.
Für den*die neue Ehrenamtliche*n sollten Sie eine Datei mit allen Kontaktpersonen und Anlaufstellen und alle notwendigen Formulare (Datenschutzerklärung, Verschwiegenheitsverpflichtung, Vereinbarung zum Ehrenamt, Vereinbarung zur Nutzung der IT...) haben, die Sie zu Beginn versenden können.
Sie sollten für den*die Neue eine E-Mail Adresse einrichten (lassen) und ihr die Zugänge zu shared files, zu Online Programmen, clouds (z.B. EKHN Portal), zum Intranet ermöglichen.
Welche Hard- und Software brauchen Sie als Infrastruktur, zur Kommunikation und zur Zusammenarbeit? Welche brauchen die Neuen? Was können Sie zur Verfügung stellen? Vereinbaren Sie welche Nutzungsarten erlaubt sind (privat oder nur für das Ehrenamt).
Kann ein Erstgespräch digital stattfinden? Videokonferenztools bieten hier gute Möglichkeiten.
Überlegen Sie sich wie Sie den Neuen die Kultur ihrer Organisation vermitteln können.
Gibt es Videos über Ihre Organisation? Gibt es social Media Gruppen? Wo finden Neue Infos über Sie? Auf der Website? Dann geben Sie diese Quellen weiter.